不要让AI导入止步于局部优化｜从日志可视化业务并整体重新设计

为什么引入AI工具后公司整体仍然没有改变

把文章撰写和摘要交给AI，某一项作业或许会变快。但是，如果同一份信息还要在其他部门重新录入，审批等待和退回依然存在，业务整体的流程就不会改变。局部的时间缩短与公司整体的成果，必须分开来看。

我希望大家做好觉悟，把现有的所有机制都当作要重置来对待。这里所说的重置，并不是一次性毁掉正在运行的系统和数据。而是指不再把部门、工作分工、审批流程当作理所当然的前提，从白纸开始重新审视。

将人的适应与所需人数的结构分开考虑

存在一个问题：人这一方无法适应以AI为前提的工作。即使头脑上明白应该以AI和系统为前提，重新组织一直以来承担的工作，情感上却可能跟不上。

与此同时，只要改变工作的构建方式，所需人数就不一定与以往相同。心理上的适应问题，与业务重新设计导致所需角色和人数发生变化的结构问题，需要分开来考虑。

我的立场是，应当连同控制招聘和裁减人员一并考虑。我并不认为只要调整岗位就能解决。这不是在断定每位员工的能力或适性，而是要把公司整体的工作设计，与顾及每个人的合同和权利的判断区分开来。

首先从日志中看清现状

最先着手的，是根据公司的聊天记录、过去的会议纪要、手册等日志，制作业务流程图和业务说明书。跨越部门，把业务从开始到结束的全过程用图示呈现出来。

不能把根据日志制作的图直接当作正确的业务。因为可能存在没有被记录的作业，也可能存在过时的手册。请相关人员查看图，修正遗漏之处以及与实际情况的差异。公司内部信息，要在公司认可使用的环境中，仅在必要范围内处理。收集日志与可以将其发送到任何地方，是两回事。

连例外和返工也要画进图里

以一个虚构的订单业务为例。流程是：销售把接到的内容写在聊天里，管理部转录到表格中，负责人提出审批申请，如果信息不足就退回给销售。

即使只把文章撰写交给AI，转录、审批等待、退回依然存在。要确认谁接收什么、做出怎样的判断、把什么交给下一步。发生例外时退回到哪里，也要画成图。

先去掉不需要的工序，再划分角色

在试图把现有工序全部自动化之前，先考虑是否有不需要的工序，是否有可以合并的工序。

• 能否消除同一信息的重复录入
• 能否把条件明确的审批变成规则
• 能否一开始就备齐所需信息以减少退回

在重新审视范围广泛的业务流程之后，再确定AI与系统的角色。从文字中读取所需信息、整理含糊的委托等处理，是AI的使用候选。必填项确认、与既定条件的核对、权限确认、记录保存等，可以设计成按既定规则运行的系统。

不是无条件地执行AI的输出，而是要决定检查什么、把哪些例外退回给人。重要的是，把由人来判断的部分，与由系统确定性地处理并记录、审计的部分区分开来。

以整体成果来确认效果

不能仅凭某一项作业快了几分钟来判断效果。要看从业务开始到完成的时间、退回和例外的比例、质量以及整体费用。即使销售的录入变快了，如果管理部的确认增加了，也许只是转移了负担。

把设计范围放宽，与一次性全部切换，是两回事。在描绘出全貌之后，先在限定的业务中验证，并以出现问题时可以退回的方式推进。先确定与以往的方法比较什么，以及出现怎样的问题就叫停。局部的试行，也可以成为重建整体的验证。

从明天开始做的事

选定一项跨部门的业务，根据聊天记录、会议纪要和手册，制作现状的流程图和业务说明书。面对这张图，先把现在的负责人和人数暂时从前提中拿掉，思考如果可以使用AI和系统，会如何重新组织。

关于招聘和人员的判断，要作为这项业务设计的结果来考虑。不只是增加小规模的AI应用，而是改变公司整体的工作构建方式。我想把这份觉悟，要求给经营者。