内部通报制度“不流于形式”的设计方法

仅“写明外部窗口”为何不够

2024年，运营“陆奥纪念医院”的医疗法人“杏林会”召开了第五次合规委员会，决定在内部通报规定中明确写入外部通报窗口（据TBS NEWS DIG报道）。乍看之下，这似乎是强化合规的正确方向。

然而，中小企业经营者应思考的并非“设置外部窗口”本身，而是该窗口能实质性运作的设计。

许多中小企业的内部通报制度流于形式。即使在公司内部设置信箱也无人使用，即使委托外部机构，通报数量仍为零。这是“制度存在但不发挥作用”的典型治理盲区。

杏林会的案例值得肯定之处在于，作为公共性强的医疗法人，为防再犯引入了外部监督。但中小企业应从该案例中学到的，不是“设置外部窗口”这一手段，而是如何设计让通报者安心使用的环境这一本质。

在我曾支持的中小企业中，内部通报制度的引入率虽高，但实际通报件数大多为每年0～1件。这并非“没有违规”，而是“无法通报”的状态。

通报者面临的障碍主要有三个。

第一是“对报复的恐惧”。“被上司知道后评价会降低”“会被认为是在打小报告”等不安，让人犹豫是否通报。

第二是“对匿名性的不信任”。“真的不会暴露身份吗”的疑虑，损害了对制度的信任。

第三是“对改变的放弃”。“即使通报也不会改变什么”的经历或传言，阻碍了后续的通报。

设置外部窗口，能在一定程度上解决“对匿名性的不信任”。但对报复的恐惧和对改变的放弃，仅靠外部窗口无法解决。

内部通报制度发挥作用的最大条件是，经营者明确表示“欢迎通报”，并通过行动展现这一姿态。

具体而言，定期在全员大会上反复传达：“发现违规请务必通报。通报者绝不会遭受不利待遇。”此外，通过分享实际通报后的调查过程和结果（在不暴露个人身份的前提下），让员工感受到“通报就能带来改变”。

仅靠外部窗口或仅靠内部窗口都不够。应同时准备两者，让通报者能选择适合自己的渠道。

对中小企业而言，外部窗口的成本是课题，但通过与律师事务所或社会保险劳务师事务所签订年度合同，每月1～3万日元（约合人民币500～1500元）即可引入。即使公司内部没有合规负责人，只要有外部窗口，也能保证最低限度的功能。

通报后，由谁、如何调查、何时报告结果？如果不明确这一流程，通报者会感觉“被石沉大海”。

例如，在规定中纳入“通报后一周内确认收到”“30天内完成调查”“向通报者反馈调查结果”等具体期限。中小企业虽无法像大企业那样设立专门部门，但可以用速度和透明度来弥补。

像杏林会那样定期召开合规委员会，评估通报制度的实效性。评估重点不是“通报件数”，而是“通报后的改善率”和“通报者的满意度”。

如果通报持续为零，这可能是“制度未发挥作用”的信号。通过员工问卷调查收集“曾想通报但未能做到”的声音，可以发现制度的改进点。

内部通报制度是治理的“最后防线”。它是尽早发现违规、将损失降至最低的重要机制。

然而，仅建立制度毫无意义。关键在于，通报者是否相信“这个制度可以安心使用”。

杏林会的案例，只是完善了“写明外部窗口”这一形式。能否真正发挥作用，取决于今后的运营。

中小企业经营者需要的是，不陷入“建立了制度”的自我满足，始终保持检验实效性的姿态。通报制度不应是“装饰”，而应作为保护企业的“武器”来设计。

从今天起，请重新审视贵公司的内部通报制度。员工真的认为可以使用吗？通报后的流程是否明确？经营者是否展现了欢迎通报的姿态？

直面这些问题，正是将治理从“防守”进化为“设计技术”的第一步。